Manuale pratico_Parte II

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IL PORTALE ECAS

 

Il servizio unico di autenticazione della Commissione Europea

 

INTRODUZIONE

 

“La strategia Europa 2020 punta a rilanciare l'economia dell'UE nel prossimo decennio.
In un mondo che cambia, l'UE si propone di diventare un'economia intelligente, sostenibile e solidale. Queste tre priorità che si rafforzano a vicenda intendono aiutare l'UE e gli Stati membri a conseguire elevati livelli di occupazione, produttività e coesione sociale.”

J.M.Barroso

 

L’intento della nuova programmazione 2014-2020 è quello di attirare un maggior numero di soggetti che intendono partecipare alla programmazione europea, per incrementare la competitività dell’Europa nel mercato mondiale.
Questo manuale è nato dunque con la finalità di facilitare i potenziali proponenti nell’invio della proposta progettuale.
Prima di presentare una proposta di progetto per concorrere ad un finanziamento europeo, è necessario registrarsi al portale unico ECAS, che permetterà di gestire le proposte in modo autonomo e sicuro.
Il portale ECAS, European Commission Authentication Service, è il servizio che consente di autenticare l’identità della propria azienda, Università o entità no-profit, il veicolo che porta dall’identificazione della call all’invio della proposta.
La registrazione ECAS è una condizione indispensabile sia per partecipare in qualità di Coordinatore di progetto che di partner: si consiglia quindi di effettuare la registrazione nel momento in cui si decide di partecipare ad un progetto europeo.

 

IL MANUALE

 

Questo manuale consentirà di conoscere il portale ECAS in tutti i suoi aspetti tra cui l’inserimento della propria anagrafica, l’abstract da compilare, come ritirare una proposta e molto altro.
Il manuale è stato elaborato per coloro che si affacciano per la prima volta all’invio di un progetto europeo e per chi è interessato a conoscere le novità apportate.
Tutti i passaggi sono accompagnati da un’immagine della schermata descritta nel testo e verranno evidenziati in blu i termini esatti che troverete nelle portale.

 

Registrazione

 

Accedere al portale ECAS. Ricordarsi che tutti i campi contrassegnati da un asterisco solo obbligatori.
Inserire una Username da voi scelta, nome e cognome, la mail con cui desiderate avere comunicazioni con la Commissione Europea e la lingua con cui desiderate comunicare per mail; inserite il codice che trovate nel rettangolo blu, confermate la presa visione dell’informativa sulla privacy e infine cliccate su Sign up.

 

 

Già registrati?

 

Per effettuare la Log In occorre aprire il portale e assicurarsi che si acceda con il dominio External.
In seguito, inserire le credenziali richieste (Username e Password).

 




Una volta effettuata la log in, sarà possibile avere accesso alla gamma completa dei servizi del portale, in base al proprio ruolo e alle proprie credenziali.
Per prima cosa ci si troverà in presenza del menù addizionale My Area sul portale dei partecipanti, tramite cui si avrà accesso alle informazioni sulla propria organizzazione, ai progetti, alle proposte, alle notifiche e all’Area Expert. Ciascuna di queste pagine permetterà di visualizzare e modificare tutti i contenuti delle rispettive risorse.

 



L’esempio seguente illustra come si possa avere accesso alla sezione My Proposal dal menù My Area. In questa sezione è possibile visualizzare o modificare la bozza, visualizzare una proposta presentata o eliminare una proposta.

 



Attraverso il menù My Area, è possibile effettuare la presentazione della proposta direttamente dalla call selezionata all’interno del participant portal.

 

 

 

Modificare o ritirare una proposta

 

Per apportare modifiche o ritirare una proposta, è necessario effettuare la log in e accedere alla sezione My proposal dal menù My Area.
A seconda dello stato di presentazione della proposta, troverete dei pulsanti sotto la colonna Actions, tramite i quali si potrà modificare la bozza di proposta (ED), visualizzare la proposta presentata (VS), ritirare la proposta (DE) o visualizzare la bozza di progetto (VS).

 

 

RUOLO DEI PARTECIPANTI

 

Per ogni progetto vengono identificati i seguenti soggetti:

  • Coordinatore di progetto: è colui che si occupa di gestire la proposta, ne è il responsabile, ed è la persona di riferimento del progetto per la Commissione Europea;
  • Partner: è autorizzato dal Coordinatore a compilare la forma amministrativa e a visionare tutto il progetto: non è autorizzato ad apportare modifiche;
  • Arbitro: esso è designato dal Coordinatore per valutare la qualità dei partecipanti trasmettendo una lettera di presentazione. L’arbitro non è tenuto a leggere o a partecipare alla proposta e la sua valutazione non è visibile dal Coordinatore. E’ autorizzato a scrivere, leggere e presentare le valutazioni;
  • Referente: come opzione aggiuntiva, il Coordinatore o un Partner può delegare parte del lavoro di compilazione ad un referente. Questo potrà solo apportare alcune modifiche e visualizzare tutto o parte del progetto.

 

SCHERMATA DEL SISTEMA DI SUBMISSION

 

La schermata di Submission presenta diverse funzionalità e informazioni tra cui:

  • La barra orizzontale di progressione relativa all’avanzamento della proposta (in alto);
  • La scheda contenente le informazioni identificative dell’organizzazione;
  • I pulsanti delle azioni per correggere, vedere la storia oppure stampare la forma amministrativa;
  • I pulsanti di navigazione;
  • Uno strumento di controllo dello stato di configurazione dei requisiti informatici.


E’ possibile che venga visualizzato un messaggio di errore ogni qualvolta i requisiti non siano stati rispettati.

 



Una volta effettuato l’accesso alla schermata di submission, procedete lungo il percorso indicato nella barra orizzontale di avanzamento della proposta.
Il primo passo dopo la Log In è quello di selezionare la priorità (Type of action) corrispondente alla call per la quale si intende presentare la proposta e cliccare su Select e poi su Next.

 



Successivamente, inserire il codice PIC (Participant Identification Code) assegnato alla propria organizzazione tenendo conto che per le nuove registrazioni la Submission è consentita dopo 15 minuti e che se ricercate una nuova organizzazione, potrà essere visualizzata nel database di ricerca solo dalle ore 5:00 (ora di Bruxelles) del giorno successivo alla registrazione.
Se non si conosce il proprio codice PIC, si può accedere all’apposito motore di ricerca e seguire le istruzioni.
Nella sezione sottostante al codice PIC, indicare Main Contact se si vuole essere il contatto principale, oppure Contact Person se si vuole indicare successivamente il Main Contact.
Sempre nella stessa pagina viene richiesto di inserire l’acronimo del titolo del progetto, che verrà utilizzato per tutta la durata del progetto (massimo 20 caratteri alfanumerici, non sono ammessi caratteri speciali) e un breve riassunto del progetto (massimo 2000 caratteri, inclusi gli spazi).

 

 

Gestione degli altri partecipanti

 

In questa fase, il coordinatore della proposta istituirà il consorzio. Il coordinatore della proposta sarà in grado di:

  • Aggiungere partecipanti: i soggetti invitati riceveranno una mail con l’invito a compilare la propria forma amministrativa;
  • Cancellare un partecipante: si possono cancellare tutti i partecipanti tranne il primo (Coordinatore), con tutte le informazioni relative;
  • Riordinare i partecipanti: per riordinare è necessario trascinare il contatto nella posizione prescelta;
  • Aggiungere un contatto: si possono aggiungere più contatti per ogni partecipante, l’importante è che venga segnalato il contatto principale.

 

Azioni Maria-Sklodowska-Curie

 

Coloro che intendono partecipare al programma Marie Sklodowska-Curie possono invitare fino a tre referenti, i quali hanno il compito di aggiornare la Commissione Europea sul buon avanzamento del progetto. Tuttavia, non è necessario che i referenti apportino un loro contributo alla scrittura del progetto, ma nel caso in cui lo facessero, verranno automaticamente avvisati i partecipanti.

 

Per le calls a due stages

 

Nelle calls a due stages non è richiesta l’aggiunta dei partecipanti: il Coordinatore deve inviare la proposta semplificata e solo successivamente, nel secondo stage, verrà richiesto di aggiungere eventuali partecipanti.
Nel primo stage, il pulsante Add Partner non è visualizzabile.

 

Aggiungere un partner (partecipante o referente)

 

Per aggiungere un soggetto, cliccate sul pulsante Add Partner: si aprirà una finestra di ricerca in cui potrete ricercare il partner per PIC o per nome.

 



Una volta selezionato il partner, si apre una finestra pop-up in cui viene richiesto di compilare le informazioni relative al contatto. Se questo ha già un contatto registrato sul portale ECAS, utilizzare possibilmente la stessa mail anche in questa fase.

 

 

Cancellare un’organizzazione

 

Per questa operazione, cliccare il pulsante X che troverete in alto a destra nella sezione delle informazioni del partecipante.
ATTENZIONE! Se cancellate un’organizzazione, tutta la sua parte amministrativa verrà eliminata.

 

 

Aggiungere una persona di contatto per l’organizzazione partecipante

 

Per aggiungere un contatto (che può essere ad esempio un referente) è sufficiente cliccare sul pulsante nella sezione con le informazioni del partner: uscirà una finestra di compilazione ETU in cui dovranno essere aggiunte le informazioni richieste, facendo attenzione a inserire correttamente il ruolo nell’organizzazione.

 

 

Una volta data conferma, dovrete cliccare il pulsante Save changes per inviare la comunicazione alla Commissione Europea. Per procedere cliccare sul pulsante Next.
Automaticamente verrà inviata una mail informativa alla mail indicata per il contatto. Eventuali errori di procedura vengono immediatamente segnalati.
La seguente immagine descrive i pulsanti e le funzioni che troverete sulla schermata dei partner:

 

 

Le forme, i documenti e la presentazione delle proposte

 

Questo passaggio è il nucleo del processo di presentazione: infatti, da questo punto, il Coordinatore della proposta può modificare o stampare la bozza di progetto, vedere la storia, scaricare modelli, caricare file e presentare la proposta, cliccando sui pulsanti relativi.

Vi si può accedere dal portale dei partecipanti, cliccando il pulsante EDIT DRAFT.

 

 

Caricare un file

 

Per caricare un file sono richiesti alcuni requisiti obbligatori:

  • La parte B della proposta deve essere caricata in formato PDF, compatibile con Adobe versione 3 (o più alta). Il suo peso massimo non deve superare i 10 Mb, senza limitazione nel numero delle pagine. E’ comunque consigliato di non superare i 2 Mb;
  • Verificate che il documento della parte B sia composto esclusivamente da caratteri alfanumerici;
  • Verificate che durante l’operazione di conversione del documento, siano state convertite tutte le pagine e il loro contenuto (ad esempio etichette o didascalie);
  • Assicuratevi che la parte da stampare abbia una margine di 1,5 cm a destra, a sinistra, in alto e in basso. La dimensione dei caratteri deve essere almeno di 11.

 

Invio della proposta

 

Non basta compilare la parte A e caricare la parte B affinchè la proposta venga invitata, ma è necessario cliccare il pulsante Submit non appena la proposta è stata completata.
Se non compaiono messaggi di errore bloccanti, verrà considerata ricevuta la richiesta solo dopo che il richiedente avrà ricevuto una mail di conferma dalla Commissione Europea. E’ fortemente sconsigliato inviare la proposta in un tempo eccessivamente vicino alla data di scadenza della call in quanto i tempi di invio potrebbero allungarsi (dato l’altro traffico di invio delle proposte), con il rischio di non inviare la proposta per tempo.
Prima della scadenza è possibile inviare una nuova versione della proposta, che sostituirà quella precedente, quante volte si desidera, sempre in un tempo ragionevolmente distante dalla data di scadenza, cliccando sul pulsante Re-edit proposal nell’ultima fase dell’invio (Submit).

 

Ritirare una proposta

 

E’ possibile ritirare una proposta cliccando sul bottone Withdraw a proposal: a questo punto il sistema vi chiede di fornire una motivazione per questa scelta e avvisa con un messaggio in che giorno e a che ora la proposta è stata ritirata. Tuttavia, questa scelta non è vincolante: è possibile reinviare la proposta secondo la procedura di Re-submission, prima della data di scadenza della call.

 

 

 

Contribuire al completamento della proposta


  • Partner: una volta che ha avuto accesso al portale ECAS, verrà visualizzato il pulsante Edit form che abiliterà l’accesso alla compilazione della forma amministrativa e a ciò che vi è stato concesso di inserire; alla fine delle operazioni, cliccate su Validation form
  • Referente: riceverà una mail di invito a compilare il PDF di valutazione, che verrà utilizzato nel processo di valutazione finale dalla Commissione Europea